À l’occasion de notre Journée Technique des Auditeurs QUALIANOR 2026, nous avons réuni nos auditeurs autour d’un thème : « L’auditeur au cœur de la confiance ».

Une confiance qui se construit et se partage entre l’organisme certificateur, ses auditeurs et également les organismes certifiés.

Quatre conférences ont permis d’en explorer différentes dimensions, dont nous partageons aujourd’hui les principaux enseignements.

L’auditeur au cœur de la confiance.

De la règle à la preuve : pourquoi chaque étape du process compte

Intervenants :

• Elvire THOBOIS – Directrice des accréditations GLOBAL CERTIFICATION
• Julien REGNIER – Directeur Général QUALIANOR CERTIFICATION

Une certification ne se résume pas à l’audit

L’audit est la partie la plus visible du processus de certification.

Pourtant, il s’inscrit dans une chaîne.

Chacune de ces étapes correspondent à des responsabilités différentes entre l’organisme certificateur et l’auditeur. Le message central de la conférence était donc simple :

La robustesse de la décision finale dépend de la qualité de chacune des étapes qui la précèdent.

1. Avant l’audit : construire une mission cohérente

Tout commence par les informations communiquées par l’organisme souhaitant être certifié :

• Effectifs,
• Activités,
• Sites,
• BPF,
• Certifications existantes,
• Date de création,
• Périmètre demandé…

L’organisme certificateur utilise ces informations pour analyser le besoin et construire la mission.

Cette analyse permet notamment de déterminer : la durée de l’audit, les sites à auditer, l’échantillonnage applicable et les compétences nécessaires pour affecter l’auditeur.

La conférence rappelle ainsi que la mission de l’organisme certificateur est de :

« Construire une mission cohérente sur la base des déclarations du client. »

Cela conduit à un premier principe essentiel :

Une donnée erronée à l’entrée peut conduire à une mission mal dimensionnée. L’analyse réalisée en amont n’exonère donc pas l’auditeur de vérifier, au démarrage de sa mission, que les informations sur lesquelles celle-ci a été construite correspondent toujours à la réalité.

2. L’échantillonnage des sites

Lorsqu’une organisation dispose de plusieurs sites ou activités, les règles du dispositif peuvent permettre ou imposer un échantillonnage.

Cet échantillonnage résulte des règles du programme de certification appliquées par l’organisme certificateur. Il peut varier considérablement d’un dispositif à l’autre.

Le point essentiel rappelé pendant la conférence est que l’auditeur doit réaliser la mission qui lui a été confiée. Une modification peut parfois être nécessaire en raison d’une situation constatée sur le terrain. Mais, elle ne doit pas être décidée unilatéralement.

Par exemple, si un site prévu dans l’échantillonnage devient indisponible. Il est impératif d’alerter immédiatement l’organisme certificateur afin de déterminer si une modification de l’échantillonnage est possible, ou si le programme d’audit doit être revu.

Une difficulté sur la mission ?

Le bon réflexe est de contacter l’organisme certificateur.

3. La mission de l’auditeur commence avant la réunion d’ouverture

La préparation constitue une véritable partie de la mission. Avant l’audit, l’auditeur doit notamment prendre connaissance de son ordre de mission, du cycle de certification, des activités concernées, de la durée prévue, des modalités de réalisation et de l’échantillonnage défini.

Il doit également examiner les informations disponibles dans le dossier : documents préalables, BPF pour Qualiopi, rapport précédent, certificat actif, éventuels écarts restant à suivre ou points sensibles.

La mission ne démarre pas à la réunion d’ouverture. Pas plus qu’elle ne se termine à la réunion de clôture.

La prise de contact avec le client permet ensuite de confirmer les conditions de réalisation de la mission : interlocuteurs, disponibilité des équipes, localisation, organisation pratique et plan d’audit.

Cette préparation permet à l’auditeur d’arriver sur le terrain en sachant ce qu’il doit auditer, pourquoi il doit l’auditer et dans quelles conditions la mission a été dimensionnée.

4. La réunion d’ouverture : vérifier que la mission prévue correspond à la réalité

La réunion d’ouverture ne constitue pas seulement une formalité. Elle permet de cadrer l’audit, d’en rappeler les objectifs et les modalités. Mais, également, de confirmer le périmètre et les informations ayant servi au dimensionnement de la mission.

Le support prévoit notamment la vérification du certificat et du périmètre. Ainsi que l’identification des changements éventuellement intervenus dans l’organisation.

Un changement d’effectif, une nouvelle activité, une nouvelle adresse ou une évolution significative du BPF peuvent avoir une incidence sur la mission.

L’auditeur doit donc faire remonter ces informations.

L’auditeur constate la différence. L’organisme certificateur en apprécie l’incidence sur la mission.

5. Pendant l’audit : aller de l’information à la conclusion

La conférence a, également, rappelé le raisonnement fondamental de l’audit :

• Recueil d’informations
• Preuves d’audit
• Évaluation des preuves
• Constatations

L’auditeur recueille les informations au moyen d’un échantillonnage approprié : entretiens, d’analyse documentaire ou de dossiers, observations, visites de sites…

Mais, une information ou une déclaration ne suffit pas nécessairement. L’auditeur doit rechercher des éléments vérifiables, tangibles et factuels. Puis les comparer aux critères applicables.

C’est cette confrontation entre l’exigence et la preuve qui permet de conclure à la conformité ou à la non-conformité. La conférence est revenue sur la notion que chaque constat et chaque commentaire doivent être autoporteurs. Le relecteur, le client ou le prochain auditeur doivent pouvoir les comprendre sans avoir besoin de rappeler l’auditeur.

6. La réunion de synthèse / clôture : prendre le temps de consolider ses conclusions

Avant la clôture, la réunion de synthèse constitue un temps essentiel.

Elle permet de reprendre les constatations, finaliser la rédaction des écarts, vérifier leur qualification, s’assurer de la cohérence des conclusions et contrôler que l’ensemble des exigences prévues a bien été évalué.

La conférence a insisté d’ailleurs sur la nécessité de préserver du temps pour cette étape.

La réunion de clôture doit ensuite restituer fidèlement le résultat du travail réalisé.

Ce qui est présenté en clôture doit être le reflet exact des conclusions, qui seront tracées dans le rapport.

7. Après la clôture, la mission continue

Autre message important de la conférence :

La réunion de clôture ne marque pas nécessairement la fin du travail de l’auditeur.

Selon les référentiels et les règles de l’organisme certificateur. L’auditeur peut encore avoir à suivre les réponses apportées aux écarts, analyser les causes et plans d’actions, examiner les preuves transmises et renseigner le statut des écarts.

La conférence attire également l’attention sur la communication avec le client et l’organisme certificateur pendant cette période. Elle ne doit pas devenir une « période de flottement ».

Enfin, avant sa transmission, le rapport doit être relu afin de vérifier sa complétude, sa cohérence et la qualité des informations qu’il contient.

8. Le rapport doit permettre de refaire le chemin de l’auditeur

C’est probablement l’un des principaux messages à retenir de cette conférence.

Une fois l’audit terminé, le relecteur et le décisionnaire n’étaient pas présents avec l’auditeur. Ils doivent pourtant être capables, à partir du dossier transmis, de comprendre le raisonnement suivi et de partager ou non ses conclusions.

Le rapport doit donc être autoporteur et suffisamment étayé pour être compris par une personne tierce.

Il doit permettre de répondre à trois questions simples :

Une preuve trop générique, une information incohérente ou un commentaire insuffisamment explicite peut empêcher le relecteur de comprendre le raisonnement suivi et remettre en question la robustesse de la conclusion.

9. La décision de certification par l’organisme certificateur

Enfin, la conférence a permis de rappeler une distinction fondamentale entre audit et certification.

L’auditeur recueille les preuves, les évalue et formule ses constatations et conclusions.

L’organisme certificateur réalise ensuite sa revue du dossier et prend la décision de certification sur la base des éléments transmis.

L’auditeur joue donc un rôle déterminant dans la décision, sans être lui-même le décisionnaire.

L’auditeur ne délivre pas le certificat. Mais sans la qualité de son travail, aucune décision robuste ne peut être prise.

Les 4 réflexes à retenir

Le message à retenir

La confiance dans le certificat ne se construit pas au moment où celui-ci est édité. Elle se construit à chaque étape du processus.

Une mission correctement dimensionnée permet une bonne préparation. Une bonne préparation permet un audit pertinent. Un audit fondé sur des preuves permet des conclusions robustes. Un rapport autoporteur permet une revue efficace.

Et c’est l’ensemble de cette chaîne qui permet finalement à l’organisme certificateur de prendre une décision de certification fiable.

À chaque étape, une règle. À chaque conclusion, une preuve. Au bout de la chaîne, la confiance dans le certificat.