Dans le cadre de la certification des SPSTI et SSTA, nous souhaitons vous fournir des informations importantes concernant le processus d’audit afin de vous permettre de mieux vous préparer et d’anticiper les différentes étapes clés.
1. Qui doit être présent lors de l’audit ?
Le nombre et le profil de personnes auditées varient selon le niveau de certification choisi (niveau 1, 2 ou 3) :
- Niveau 1 : Cet audit est principalement centré sur l’existence des procédures requises. Le nombre de personnes mobilisées sera réduit, avec un focus sur la vérification documentaire.
- Niveaux 2 et 3 : Ces audits impliquent une évaluation plus approfondie des pratiques opérationnelles et de la mise en œuvre des procédures. Ils nécessitent la mobilisation d’une équipe plus large, incluant :
- L’équipe pluridisciplinaire (médecins du travail, infirmiers, IPRP, etc.),
- Le personnel administratif,
- Les managers responsables de la gouvernance et des actions de prévention.
Dans tous les cas, un planning d’audit sera envoyé en amont pour vous permettre de planifier les ressources nécessaires. En cas d’absence imprévue, l’audit pourra être adapté pour garantir son exhaustivité.
2. Quelle sera la durée de l’audit ?
Les durées d’audit sont calculées en fonction de plusieurs critères propres à votre structure :
- Taille du SPSTI : Nombre d’entreprises adhérentes et de salariés couverts.
- Nombre de sites : Tous les sites fixes, annexes, en entreprise, et centres mobiles (à partir de 5) sont pris en compte.
- Complexité des missions : Certaines activités, notamment celles impliquant des risques particuliers, peuvent prolonger la durée de l’audit.
Il est essentiel que le SPSTI déclare à QUALIANOR des informations exactes concernant ses sites et missions, afin de garantir un bon dimensionnement de l’audit et d’éviter des ajustements tardifs. Les durées d’audit sont calculées de manière à respecter les exigences légales et normatives, garantissant ainsi équité et impartialité.
3. Comment choisir les dates de mon audit ?
Le choix des dates se fera en concertation directe avec l’auditeur mandaté par QUALIANOR, afin de garantir la disponibilité des personnes clés au sein de votre organisation. Cependant, il est important de prendre en compte les échéances légales suivantes :
- 1er mai 2025 pour les SPSTI,
- 31 décembre 2025 pour les SSTA.
QUALIANOR vous recommande d’établir un rétroplanning à partir de la date de certification obligatoire, en gardant à l’esprit les points suivants :
- Prévoyez environ 3 mois (délai maximum de traitement) pour corriger les non-conformités éventuelles à l’issue de l’audit.
- Avant d’émettre votre certificat, QUALIANOR procédera à une revue technique du dossier, un processus qui peut prendre quelques jours.
Pour un SPSTI, la période idéale pour la réalisation de votre audit se situe au début de l’année 2025.
4. Quel sera l’historique utilisé pour l’audit ?
L’audit de certification se basera sur un historique défini en fonction du type de service :
- Pour les SPSTI : L’évaluation reposera sur un exercice de 12 mois consécutifs (calendaires ou non). Pour les SPSTI nouvellement créés, l’audit sera basé sur l’exercice réalisé depuis leur création.
- Pour les SSTA : L’évaluation s’appuiera sur les 2 dernières années de données disponibles, avec des informations chiffrées pour évaluer la conformité et les performances.
À noter : Pour un audit de niveau 1, cet historique ne sera pas pris en compte. L’audit se concentrera sur la présence des procédures, sans évaluation de leur mise en œuvre passée.
Cet historique est cependant crucial pour les audits de niveaux supérieurs afin de garantir que votre structure respecte l’ensemble des obligations réglementaires et normatives sur une période significative.
Les équipes QUALIANOR sommes à votre disposition pour vous guider au travers du processus de certification. Si vous avez des questions ou souhaitez plus de précisions, n’hésitez pas à nous contacter.