> Pourquoi obtenir la certification SPST
pour mon entreprise ?

Les référentiels SPEC 2217 pour les SPSTI et SPEC 2218 pour les SSTA définissent les exigences de certification.

Ils s’articulent autour de trois thématiques :

En premier lieu, les exigences de moyen mis à disposition par le SPST :

• Ressources humaines & compétences
• Ressources matérielles

Puis, les exigences relatives aux missions du SPST :

• Exigences générales
• Exigences structurelles
• Exigences générales relatives à la présentation du SPST
• Exigences relatives au fonctionnement des SPST vis-à-vis des entreprises adhérentes / cotisantes
• Exigences particulières aux missions des SPST : prévention des risques professionnels, suivi individuel de l’état de santé, prévention de la désinsertion professionnel et maintien dans l’emploi

Enfin, les actions correctives

Les activités de l'offre socle de services concernées :

• la prévention des risques professionnels ;
• le suivi individuel de l’état de santé des salariés ;
• la prévention de la désinsertion professionnelle ;
• les offres de service spécifique proposée aux non-salariés agricoles (SSTA).

Tous les centres fixes et les centres annexes entrent dans votre certification, c’est ce qu’on l’on nomme : le périmètre de certification.

Cela inclus également les véhicules mobiles dès lors que leur nombre est supérieur à 5.
Toutefois, lors des audits de certification, un échantillonnage de sites représentatifs des activités est réalisé. Aussi, tous les sites ne sont pas audités à chaque audit.

On peut distinguer 4 étapes dans le process de certification :

• Le dépôt de votre dossier de candidature (gestion administrative de la demande de certification et organisationnelle afin d’élaborer une proposition technique et financière)
• La recevabilité (revue du dossier basée sur des éléments transmis par votre SPST pour élaborer le programme d’évaluation et lever d’éventuelles ambiguïtés)
• L'audit de certification initial (réalisation de l’audit in situ, traitement des éventuelles non-conformités, prise de décision par QUALIANOR Certification)
• Communication (transmission de la décision de QUALIANOR Certification à la DREETS, CRPST, DGT, MASA, DSPST / SSMSA).

On peut distinguer 4 étapes dans le process de certification :

• Le dépôt de votre dossier de candidature (gestion administrative de la demande de certification et organisationnelle afin d’élaborer une proposition technique et financière)
• La recevabilité (revue du dossier basée sur des éléments transmis par votre SPST pour élaborer le programme d’évaluation et lever d’éventuelles ambiguïtés)
• L'audit de certification initial (réalisation de l’audit in situ, traitement des éventuelles non-conformités, prise de décision par QUALIANOR Certification)
• Communication (transmission de la décision de QUALIANOR Certification à la DREETS, CRPST, DGT, MASA, DSPST / SSMSA).

Il existe 3 niveaux pour lesquels vous pouvez faire votre demande de certification initiale :

Niveau 1 – Engagement

La certification est valable 2 ans, comprenant un audit de suivi 12 mois. Il correspond à une phase d’engagement des procédures, par la mise en œuvre des moyens humaines, organisationnels et fonctionnels que le service a déployés pour répondre aux exigences.

Niveau 2 – maîtrise

La certification est valable 3 ans, comprenant un audit de suivi à 18 mois. Le SPST doit justifier, en plus des moyens prévus au niveau 1, de la maîtrise des procédures et des outils d’évaluation, et de l’effectivité de ses moyens par la définition d’indicateurs de suivi.

Niveau 3 – Conformité

La certification est valable 5 ans, comprenant un audit de suivi à 30 mois.
En plus de satisfaire aux exigences de qualité et d’effectivité requis, le SPST compare le résultat obtenu au résultat exigé. Ainsi, il justifie de la mise en œuvre de l’ensemble des mesures prévues, visant à attester qu’il dispense à ses adhérents l’ensemble des prestations prévues par l’offre socle.
Par conséquent, il est en mesure de démontrer un réel pilotage de sa démarche sur le long terme et d’apporter des résultats probants et d’amélioration continue.
Un SPSTI en activité depuis au moins 6 mois avant le 01/05/2023 peut, selon sa maîtrise des exigences du référentiel solliciter un niveau 1, 2 ou 3. Le SPSTI crée après le 01/05/2023 doit solliciter le niveau 2. [SPEC 2017]
Il est également à noter que les niveaux 1 et 2 ne sont pas renouvelables.

L’audit de surveillance vise à vérifier le maintien des dispositions validées lors de l’audit initial ou précédent.

Il permet de s’assurer que le service respecte toujours l’ensemble des exigences du référentiel SPEC 2217 et que son organisation reste conforme aux engagements pris.

L’audit de surveillance comprend également la vérification du traitement des non-conformités (NC) émises précédemment, afin de confirmer qu’elles ont été entièrement levées et efficacement maîtrisées.

Le référentiel SPEC 2217 prévoit qu’une procédure d’évaluation des indicateurs soit formalisée pour chacune des missions de l’offre socle, mais sa structuration reste à la main du service. Il appartient au SPSTI de déterminer son mode de fonctionnement interne.

Ainsi, le SPSTI peut :

• regrouper l’ensemble des modalités de suivi et d’évaluation dans une seule procédure transversale, ou
• les répartir dans plusieurs procédures selon l’organisation et les outils utilisés (extraction logicielle, tableau de suivi Excel, comptage manuel, etc.).

L’essentiel est que le processus de collecte, d’analyse et de mise à jour des indicateurs soit clairement défini, maîtrisé et démontrable en audit.

Les auditeurs sont qualifiés selon des exigences normatives garantissant une approche homogène et équitable de l’évaluation. Le principe d’équité de traitement implique qu’à situation comparable, deux auditeurs doivent parvenir à des conclusions identiques.

Chez QUALIANOR Certification, cette cohérence est assurée par plusieurs dispositifs :

• une relecture technique systématique des rapports par un second auditeur,
• la mise à disposition d’un guide auditeur interne,
• la participation régulière des auditeurs à des sessions de formation et de partage de pratiques.

Le pré-audit n’est possible que préalablement à l’entrée dans un cycle de certification. Une fois la certification engagée (niveau 1, 2 ou 3), la réalisation d’un nouveau pré-audit par l’organisme certificateur serait assimilée à une mission de conseil, ce qui est strictement interdit pour un organisme de certification.

La SPEC 2217 mentionne que le « SPSTI assure à l’entreprise adhérente, via un contrat d’adhésion, de type associatif signé entre l’employeur et le SPSTI, les actions relevant de sa compétence autour des trois missions » de l’offre socle.

Dans le chapitre concernant l’espace personnalisé de l’adhérent, il est mentionné que le SPSTI « doit déterminer et mettre en place les moyens informatiques adaptés pour permettre à chaque entreprise adhérente de disposer d’un espace personnalisé consignant le contrat d’adhésion, … ».

Enfin, le chapitre 5.4.2 indique que « Les relations du SPSTI avec l’entreprise adhérente doivent être matérialisées par un contrat d’adhésion distinguant de l’offre socle de service et, le cas échéant, d’une offre complémentaire … ».

Oui, la contestation d’une non-conformité est tout à fait possible.

Si le SPSTI estime qu’une non-conformité ne reflète pas la réalité des constats ou l’interprétation du référentiel, il peut formuler une demande de contestation.

Cette demande doit être transmise par écrit à l’adresse suivante : certification@qualianor.com

Elle sera examinée par le service qualité de QUALIANOR Certification, en toute indépendance de l’équipe d’audit initiale.

Le service analysera les éléments fournis et notifiera sa décision au SPSTI après revue objective du dossier.

Les audits de certification doivent être réalisés in situ, les dispositions ne permettent pas le recours au distanciel.

En effet, le chapitre 5.2.2.2 relatif au projet de service précise que celui-ci doit « prévoir des dispositions de nature à garantir qu’une équité de traitement soit respectée entre les entreprises adhérentes …. ».

Conformément aux exigences du processus de certification, à l’issue du dernier jour d’audit, le SPSTI dispose d’un délai maximum de 3 mois pour traiter et solder les non-conformités majeures.

Durant cette période, le SPSTI doit :

• transmettre un plan d’action détaillant les mesures correctives envisagées,
• mettre en œuvre ces actions,
• apporter les preuves de leur efficacité à l’auditeur.

Si les éléments transmis démontrent la levée effective des non-conformités, la procédure se poursuit avec la relecture technique du rapport puis la décision de certification.

En revanche, si les non-conformités ne sont pas soldées dans les délais, la certification ne pourra pas être délivrée.

Non, conformément aux dispositions du Code du travail et aux principes du secret médical ainsi qu’à celui de minimisation des données personnelles, l’accès aux DMST est strictement réservé aux professionnels de santé chargés du suivi de l’état de santé des travailleurs.

Les auditeurs n’ont donc pas accès aux DMST.

Toutefois, ils peuvent évaluer la conformité du processus de gestion des dossiers médicaux par des modalités alternatives, telles que :

• la présentation de dossiers anonymisés ou de dossiers test,
• la revue de procédures internes relatives à la tenue des DMST,
• la consultation des résultats d’audits internes ou de revues de conformité menées en interne.

Ces méthodes garantissent la vérification du respect des exigences sans compromettre la confidentialité médicale.